POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.     INFORMACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

La Persona Jurídica que directamente o en asocio con otros, toma las decisiones sobre las bases de datos y el tratamiento que se le da a las mismas es:

Razón Social    R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S.

Número de Identificación Tributaria       900978807-9

Dirección  Calle 43 a Sur # 72g-62 Ap 301 Torre 2

Teléfono:          3142412865

Email:              Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Sitio Web         http://www.rymsystem.com

2.     APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO:

Fundamentados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen, complementen o adicionen el objeto y ámbito de su aplicación, que desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia;R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S., ha implementado las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la compañía, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de todas las personas naturales o jurídicas a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad económica  y así cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.

3.     ALCANCE:

Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, empleados, contratistas y colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte deR&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S.

Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.

4.     DEFINICIONES:

A) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

B) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

C) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

D) Responsable del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

E) Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que realice cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

F) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

G) Datos Sensibles: Aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial, étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la orientación sexual y los datos biométricos.

 

5.     PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

A) Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe ajustarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que se desarrollen.

B) Finalidad: El tratamiento de datos personales obedece a finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

C) Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele consentimiento.

D) Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E) Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

F) Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o las personas previstas en esta ley.

G) Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

H) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6.     TRATAMIENTO Y FINALIDADES:

6.1.   CLIENTES

El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los clientes durante el ejercicio de las actividades comerciales y legales de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.

Los datos personales recolectados mantendrán tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

A) Adecuada prestación de los servicios: Toda actividad de comercialización, servicio y soporte relacionada con el desarrollo de su actividad económica.

B) Fines comerciales: Toda actividad de mercadeo y publicidad relacionada con envío ofertas, descuentos, promociones, concursos, capacitaciones y certificaciones.

C) Consulta terceros: Actividades relacionadas con evaluación del riesgo de crédito, requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. considere.

D) Seguridad: Video vigilancia, Seguridad y control acceso a edificios

6.2.   PROVEEDORES

El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los proveedores durante el ejercicio de las actividades comerciales y legales de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.

Los datos personales recolectados mantendrán tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

A) Adecuado desarrollo de la relación comercial: Toda actividad derivada de las relaciones comerciales establecidas para la comercialización, servicio, soporte y apoyo de los procesos vinculados con la actividad económica de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S.

B) Fines comerciales: Toda actividad de mercadeo y publicidad relacionada con envío ofertas, descuentos, promociones, concursos, capacitaciones y certificaciones que se desarrollen conjuntamente.

C) Consulta terceros: Actividades relacionadas con requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, pago de obligaciones contractuales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. considere.

D) Seguridad: Video vigilancia, Seguridad y control acceso a edificios

6.3.   EMPLEADOS

El tratamiento al cual son sometidos los datos personales recolectados de los empleados durante la relación laboral de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. serán los de almacenar, conservar, usar, suprimir, actualizar, compartir y circular a terceros.

A) Materializar obligaciones laborales.

B) Facilitar relaciones y acuerdos con terceros: Autorizar convenios, descuentos o pagos directos a través de nómina.

C) Requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales o legales, soporte en procesos de auditoria interna y externa, y demás actividades que GVS COLOMBIA considere.

D) Seguridad: Video vigilancia, Seguridad y control acceso a edificios

 

7.     DERECHOS DEL TITULAR:

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la ley 1581 del 2012.

C) Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7.1.   Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales

Es importante aclarar a los Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S., que el derecho de cancelación no es absoluto y R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

8.     DATOS SENSIBLES:

Considerando las disposiciones y definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. no mantiene tratamiento sobre datos sensibles de los titulares cuya información reposa en las bases de datos de la empresa, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

9.     RESPONSABLES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS:

R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. pone a disposición de los titulares el área de Procesos para gestionar las solicitudes de consultas y reclamos a través de los siguientes canales de comunicación:

Dirección:         Calle 43 a Sur # 72g-62 Ap 301 Torre 2

Teléfono:          3142412865

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Sitio Web:        http://www.rymsystem.com

 

10.  PROCEDIMIENTOS PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS:

10.1.CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

10.2.RECLAMOS

Los reclamos presentados por los titulares relacionados con corrección, actualización, supresión, o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes señalados por la ley, serán tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará por cualquiera de los medios habilitados mediante solicitud dirigida a R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el área de procesos no sea competente para resolverlo, escalara el reclamo al comité técnico en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en las bases de datos relacionadas una leyenda que diga “RECLAMO EN TRAMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

11.  SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.

12.  VIGENCIA:

La presente política de tratamiento de datos personales entre en vigencia a partir del 1 de Abril de 2017. Las bases de datos de R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. tienen vigencia indefinida. Los datos personales recolectados se conservan por el tiempo que dure la relación existente entre la empresa y el titular de los datos, y por el tiempo necesario para el cumplimiento de los deberes legales o contractuales..

13.  MODIFICACIONES:

Esta política podrá ser modificada y ajustada dentro de lo dispuesto en el marco legal o cuando R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. lo considere pertinente. Así mismo los titulares serán informados previamente de los cambios por el medio que se considere adecuado.

  


 

COMUNICADO

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, R&M SYSTEM SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. informa que hace uso del mecanismo alterno establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado en el desarrollo de diversas actividades relacionados directamente con su actividad económica.

El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información. Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: Nombres, apellidos, razón social, nit, dirección, teléfonos, correos electrónicos.

Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente comunicado ha:

Email:              Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Sitio Web         http://www.rymsystem.com

Si decide no hacerlo, vencido el referido plazo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.

Publicado el 26 de Octubre 2016